Налог на доходы физических лиц для работодателей

Обязанность платить налог на доходы физических лиц (НДФЛ) возлагается на работника – физлицо. Он должен это сделать за счет своих средств.

А работодатель, в качестве налогового агента, просто обеспечивает выполнение этой обязанности.

Таким образом, при выплате зарплаты работодатель (налоговый агент) должен удержать налог.

Налоговые агенты обязаны:

• Исчислить, удержать, и перечислить в бюджет НДФЛ с выплат физлицам;
• Сдать в налоговую отчетность.

Исключение составляют выплаты физлицам по договорам купли-продажи и договорам, заключенным с ИП.

Исчисление

Исчислять НДФЛ нужно по каждому физлицу, отдельно по каждой ставке. Для расчета налога необходимо:

• Установить, облагается ли выплата налогом.
• Правильно выбрать ставку налога. Чаще всего используется основная ставка - 13%.
• Рассчитать налоговую базу с учетом налоговых вычетов.
• Исчислить НДФЛ – умножить налоговую базу на ставку.

Рассчитывается налог на доходы в полных рублях.

Удержание

Налог с зарплаты, аванса и отпускных нужно удерживать в день их выплаты работнику. При этом удерживать НДФЛ необходимо при каждой выплате дохода.

Исключение:

• командировочные - налог удерживается в последний день месяца, в котором утвержден отчет по командировке;
• подарки - налог нужно удержать из ближайшей денежной выплаты и др.

Когда НДФЛ не удержан

Если до конца года компания не смогла удержать НДФЛ, то не позднее 25 февраля следующего года нужно сообщить об этом в налоговую и физлицу.

Сообщение оформляется в виде справки о доходах, которая находится в приложении № 1 к расчету по форме 6-НДФЛ.

При заполнении справки о доходах в разделе 4 отражается сумма дохода, с которого работодателем не удержан налог, и сумма неудержанного налога.

Именно эта справка направляется до 25 февраля следующего года:

• налогоплательщику (любым способом)
• в налоговую инспекцию в составе формы 6-НДФЛ.

Перечисление

Перечислить сумму налога в бюджет, исчисленного и удержанного у работников, нужно через единый налоговый платеж не позднее:

• 28-го числа текущего месяца – за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца;
• 28-го января – за период с 1 по 22 января;
• Последнего рабочего дня года – за период с 23 декабря по 31 декабря.

Сроки уплаты НДФЛ помесячно:

* - Если срок перечисления налога выпадает на выходной день, то он переносится на следующий за ним рабочий день.

Например, за март аванс выплачивается 20.03.2023, зарплата – 03.04.2023. Срок перечисления НДФЛ с аванса – 28.03.2023, с зарплаты – 28.04.2023.

Перечисляется налог работодателем по месту учета в налоговом органе, а также по месту нахождения каждого обособленного подразделения.

Платить нужно посредством ЕНП.

За несвоевременное перечисление НДФЛ налоговый агент может быть оштрафован.

Отчетность налогового агента

Работодатели должны ежеквартально сдавать в налоговый орган расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ.

При сдаче годового расчета нужно дополнительно заполнить приложение 1 к форме 6-НДФЛ - справки о доходах и суммах налога по каждому физлицу, которому налоговый агент выплачивал доходы.

* - Если дата подачи выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то отчет нужно сдать не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня.

Бланк формы 6-НДФЛ чиновники довольно часто меняют. Но неизменным остается правило – отчет подается по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который подается документ.

Как заполнить отчет

Начиная с 2023 года при заполнении расчета 6-НДФЛ нужно обратить внимание на следующее:

Например, в отчете за 1 квартал:

• В разделе 1 отражается НДФЛ с выплат, которые были с 1 января до 22 марта.
• В разделе 2 по строке 110 указываются доходы, выплаченные с 1 января по 31 марта. По строке 140 – налог с этих сумм.

Обращаем внимание, что в отчете отражается именно выплаченная зарплата, а не начисленная.

В расчет за I квартал нужно добавить зарплату декабря, выплаченную в январе. Если зарплата за март выплачена в марте, то она включается в раздел 2, если в апреле – нет (будет включена в отчет за полугодие).

Между 1 и 2 разделами возможна разница в сумме НДФЛ, если выплаты были с 23 по 31 марта. Так как НДФЛ с этих выплат не включается в 1 раздел, а во 2 разделе заполняются все показатели с 1 января по 31 марта (Письмо ФНС от 11.04.2023 № БС-4-11/4420@).

Куда и как сдать

Налоговый агент должен представить расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета.

Информация о том, в какую инспекцию нужно подавать отчетность, а также какой код места представления необходимо указывать в форме 6‑НДФЛ, приведена в таблице.

Сдать расчет можно:

• В электронном виде – если доход выплачивался более чем 10 физлицам;
• На бумаге или в электронном виде – если доход получили до 10 человек.