Отчеты работодателей (формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ)
Работодатели (организации и индивидуальные предприниматели) обязаны вести учет по каждому физлицу, которому выплатили доход.
По общему правилу, при выплате дохода физическому лицу работодатель должен удержать налог. Налог назвали НДФЛ - налогом на доходы физических лиц, а работодателя - налоговым агентом.
Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с выплат физлицам. Исключение составляют выплаты физлицам по договорам купли-продажи и договорам, заключенным с ИП.
Исчислять НДФЛ нужно по каждому физлицу, отдельно по каждой ставке. Для расчета налога необходимо:
- Установить, облагается ли выплата налогом
- Правильно выбрать ставку налога. Чаще всего используется ставка 13%
- Рассчитать налоговую базу с учетом налоговых вычетов
- Исчислить НДФЛ
Рассчитывается налог на доходы в полных рублях.
НДФЛ следует удерживать непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате.
Дата фактического получения дохода – дата, на которую налоговый агент должен рассчитать сумму НДФЛ. В частности, днем получения доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, в котором она была начислена.
Дата фактической выплаты – дата фактического получения дохода физическим лицом.
В таблице показано, каким образом определяется дата фактического получения дохода.
| Доход | Дата фактического получения дохода |
|---|---|
| Зарплата | Последний день месяца, за который начислена зарплата |
| Окончательный расчет с уволенным сотрудником | Последний рабочий день сотрудника |
| Отпускные и больничные | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили на карту работника |
| Командировочные расходы, которые не подтверждены документально | Последний день месяца, в котором утвержден авансовый расчет |
| Сверхлимитные суточные | |
| Подарки в части, превышающей 4000 руб., облагаемая НДФЛ материальная помощь и другие доходы, не связанные с оплатой труда | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили на карту работника. Для доходов в натуральной форме – день передачи ТМЦ, оплаты за человека работ или услуг |
| Вознаграждение подрядчику | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили на карту подрядчика |
| Материальная выгода по займам | Последнее число каждого месяца в течение срока, на который выдан заем |
| Дивиденды | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили на карту участника общества (акционера) |
Удерживать налог с дохода физического лица нужно в день фактической выплаты дохода. Исключением является выплата работнику аванса по зарплате. В этом случае налог на доходы следует удерживать один раз при окончательном расчете дохода работника за весь месяц.
Налог, рассчитанный с доходов в натуральной форме и материальной выгоде по займам, нужно удержать с ближайшей денежной выплаты.
Когда нет возможности удержать НДФЛ
Если до конца календарного года компания не смогла удержать НДФЛ, то не позднее 1 марта следующего года нужно сообщить об этом в ИФНС и физлицу.
Сообщение оформляется справкой по форме 2-НДФЛ. При заполнении справки указывается:
- в поле «Признак» - значение «2»;
- в разделе 3 - сумма дохода, с которого не удержан налог;
- в разделе 5 - сумма исчисленного, но не удержанного НДФЛ.
Для перечисления налога, который удержан у налогоплательщика, в бюджет существуют два срока:
- Для заработной платы - не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
- Для отпускных и больничных – последнее число месяца, в котором произошли выплаты. Не позднее, но необязательно в последний день месяца – то есть позже нельзя, раньше можно.
Если сумма удержанного налога составляет менее 100 рублей, она в этом месяце не уплачивается, а прибавляется к сумме НДФЛ, который будет перечислен в следующем месяце. Однако такой перенос возможен не позднее декабря текущего года.
Налог на доходы уплачивается налоговым агентом в бюджет по месту своего учета. Исключение касается организацией, которые имеют обособленные подразделения.
Как оформить платежку на перечисление НДФЛ?
При перечислении НДФЛ в бюджет важно правильно заполнить все реквизиты платежного документа. Если же в платежке будут ошибки, налоговики не смогут правильно учесть такой платеж. Компании придется либо уточнять платеж, либо перечислять суммы НДФЛ снова.
При заполнении платежки нужно обратить внимание на следующее.
- В поле 101 указывается статус плательщика – 02 В поле 104 указывается КБК – 182 1 01 02010 01 1000 110
- В поле 107 отражается номер месяца и год – «МС.08.2020» (НДФЛ с зарплаты за август 2020 года)
- В полях 16, 61 и 103 указываются реквизиты налогового органа
Помимо правильного исчисления, удержания и своевременного перечисления НДФЛ в бюджет налоговые агенты должны представить в налоговый орган отчетность.
Отчетность налогового агента
Компании – налоговые агенты должны отчитаться налоговикам о доходах, выплаченных физлицам, и об исчисленном и удержанном с них НДФЛ.
Отчетность агента состоит из расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ.
Отличаются отчеты друг от друга тем, что в расчете 6-НДФЛ указываются обобщенные сведения по всем физлицам, получившим доходы от налогового агента, а в справке 2-НДФЛ – по каждому физлицу в отдельности.
Для каждого вида отчетности установлены свои сроки подачи.
При отсутствии работников и выплат физлицам компания не является налоговым агентом. В этом случае обязанность по сдаче нулевых форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ отсутствует.
Бланки отчетов
Бланки отчетности чиновники довольно часто меняют. Но неизменным остается правило – отчет подается по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который подается документ.
| Бланки 2-НДФЛ | Бланки 6-НДФЛ |
|---|---|
Сроки для сдачи отчетности по НДФЛ
Справки по форме 2-НДФЛ представляются ежегодно, а расчет 6-НДФЛ – ежеквартально.
Начиная с предоставления справок 2-НДФЛ за 2019 год срок сдачи – не позднее 1 марта.
Ранее сведения по обычной форме нужно было представить до 1 апреля. Однако начиная с 01.01.2020 года действует новое правило:
- Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 (обычная форма) или 3 – не позднее 1 марта года, следующего за годом, в котором физлицу выплачен доход.
- Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 или 4 - не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода.
Срок сдачи расчета 6-НДФЛ зависит от того, за какой период он сдается:
- за первый квартал – не позднее 30 апреля;
- за полугодие – не позднее 31 июля;
- за девять месяцев – не позднее 31 октября;
- за год – не позднее 1 марта следующего года.
Если дата подачи выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то отчет нужно сдать не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня.
Куда налоговый агент сдает отчетность по НДФЛ?
За сотрудников головного офиса организации представляют отчеты по месту учета компании, индивидуальные предприниматели на общей системе или упрощенке – по месту жительства, на вмененке или патенте – по месту учета как плательщика ЕНВД или ПСН.
Информация о том, в какую инспекцию нужно подавать отчетность, а также какой код места представления необходимо указывать в форме 6‑НДФЛ, приведена в таблице.
| Налоговый агент | Куда подается отчет | Код места учета |
|---|---|---|
| За сотрудников головного офиса компании | По месту учета компании | 212 |
| За сотрудников компании –крупнейшего налогоплательщика | По месту учета компании как крупнейшего налогоплательщика | 213 |
| За сотрудников обособленного подразделения компании | По месту учета обособленного подразделения | 220 |
| За сотрудников обособленного подразделения компании – крупнейшего налогоплательщика | По месту учета подразделения или по месту учета компании как крупнейшего налогоплательщика | 220 или 213 |
| За подрядчиков | По месту учета компании или подразделения – в зависимости от того, где подрядчик заключил договор | 212 (220) или 213 |
| За сотрудников предпринимателя на ОСНО или УСН | По месту жительства предпринимателя | 120 |
| За сотрудников предпринимателя на ЕНВД или ПСН | По месту учета предпринимателя как плательщика вмененки или патента | 320 |
Каким способом можно представить отчетность по НДФЛ?
Как подавать отчетность – в электронном виде или на бумаге, - зависит от численности физлиц, которым налоговый агент выплатил доход:
- если 10 человек и больше - в электронном виде;
- если до 10 человек - на бумаге или в электронном виде.
При отправке электронных документов нужна электронная цифровая подпись. Рекомендуем приобрести ЭЦП в Удостоверяющем Центре ЦБУ и использовать ее в течение года для сдачи отчетности в Налоговую, Пенсионный фонд, Соцстрах и т.д.
Справка по форме 2-НДФЛ для физлица
Компания обязана выдать справку по форме 2-НДФЛ любому человеку, которому производились выплаты, облагаемые НДФЛ. Для этого физлицу нужно подать заявление о выдаче справки.
Справку необходимо выдать:
- увольняющемуся работнику – в последний день его работы;
- другим работникам (в т.ч. бывшим) – в течение 3-х рабочих дней со дня получения заявления.
Справка 2-НДФЛ обычно требуется:
- для получении кредита,
- при смене работы,
- при декларировании для получения имущественных и социальных вычетов,
- для расчета пенсии,
- при усыновлении ребенка,
- при участии в различных судебных разбирательствах (обычно в части решения трудовых споров),
- при расчете суммы выплат по алиментам,
- для оформления визы и т.д.
Справка о доходах не имеет срока действия, если используется для подтверждения дохода.
Если же справка используется, например, для получения кредита в банке, то срок ее действия в этом случае устанавливается банком.
Какие предусмотрены штрафы за отчеты по НДФЛ?
Налоговики могут оштрафовать работодателя как за опоздание с отчетом, так и за ошибки в нем.
- Несвоевременное представление расчета - штраф в размере 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц опоздания (пункт 1.2 статьи 126 НК).
- Недостоверные сведения в расчете – штраф в размере 500 руб. за каждый недостоверный документ (статья 126.1 НК).
- Нарушение способа представление расчета – штраф в размере 200 руб. (статья 119.1 НК)
- Ошибки и недостоверные сведения в 2-НДФЛ - штраф в размере 500 руб. за каждый ошибочный документ (статья 126.1 НК).
- Пропущен срок подачи 2-НДФЛ - штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (пункт 1 статьи 126 НК)
Дополнительно за непредставление в установленный срок расчета 6-НДФЛ или справки 2-НДФЛ работника организации, ответственного за ее предоставление, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (статья 15.6 КоАП РФ).
Справочник кодов видов доходов и вычетов утвержден приказом ФНС России от 10.09.2015 года № ММВ-7-11/387@.
Коды видов доходов и вычетов используются при расчете заработной платы и формировании различных форм по налогу на доходы физических лиц. Например, при заполнении сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.
Комментарии