Заполнение и исправление сведений по форме СЗВ-М

С 2016 года работодатели (организации и индивидуальные предприниматели) обязаны ежемесячно предоставлять в ПФР сведения о застрахованных лицах – форму СЗВ-М.

Эти данные нужны Пенсионному фонду для отслеживания работающих и уволенных пенсионеров.

Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 01.02.2016 года № 83п.

Кто обязан сдавать форму СЗВ-М?

Сведения о застрахованных лицах подают юрлица и ИП, имеющие наемных работников и физических лиц – договорников.

Сведения подаются:

• На каждого работника по трудовому договору (договор заключен в отчетном месяце, продолжает действовать или прекращен в отчетном месяце).
• На каждое физлицо по гражданско-правовому договору на выполнение работ или оказание услуг (договору подряда), если выплачиваемые ему вознаграждения облагаются страховыми взносами.
• На руководителя организации, являющегося единственным учредителем, членом организации, собственником ее имущества (Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846)

Нужно ли председателям ГСК сдавать СЗВ-М?

Нужно. ПФР относит деятельность лиц, работающих в общественных объединениях, к трудовой.

По мнению чиновников, поскольку на работников общественных объединений возложено выполнение определенных функций, то их деятельность относится к трудовой деятельности физлиц вне зависимости от факта заключения трудового договора.

Таким образом, отчетность по форме СЗВ-М должна предоставляться и на председателя ГСК, и на председателя ТСЖ, и председателя садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого товарищества и т.д.

Как заполнить форму СЗВ-М?

Кроме реквизитов страхователя и отчетного месяца нужно указать тип формы:

• ИСХД - исходная форма. Используется всегда, когда составляется первичный отчет.
• ДОП - дополняющая форма. Используется, если страхователь забыл включить в исходную форму данные о каком-либо работнике.
• ОТМН - отменяющая форма. Применяется, когда необходимо отменить лишние сведения. Например, в отчет включен сотрудник, который давно уволен. В этом случае в табличной части СЗВ-М будет присутствовать лишь одна строка с данными этого работника.

Далее в отчете отражаются следующие сведения о физических лицах:

• ФИО;
• СНИЛС;
• ИНН (не обязательно).

Информацию рекомендуем заполнять в соответствии со страховым свидетельством физлица. Ведь ПФР будет сравнивать представленные сведения о застрахованном лице именно с ним.

Обращаем внимание, что неуказание ИНН лица не является нарушением, а неверное указание ИНН - является.

Исправление сданного отчета

Страхователь вправе уточнить ранее поданные сведения о застрахованных лицах. Для этого и предусмотрены, помимо исходной формы СЗВ-М, отменяющая и дополняющая формы.

При этом в отменяющих и дополняющих формах указываются сведения только на тех физлиц, которые исправляются.

Приведем несколько распространенных случаев.

1. Исправление ошибочных данных. В этом случае нужно сдать одновременно отменяющую и дополняющую формы. Отчет с типом «ОТМН» аннулирует ошибочные сведения. В форме с кодом «ДОП» необходимо показать правильные сведения.
2. Указано лишнее физлицо. Здесь достаточно подать только отменяющую форму, включив в нее сведения именно об этом лице.
3. В отчет не включено застрахованное лицо. Тогда следует подать только дополняющую форму, указав в ней только этого работника.

Обращаем внимание, что в Письмом от 28.03.2018 Пенсионный фонд разъясняет, что к страхователю не применяется штраф, если он самостоятельно выявил ошибку в ранее поданном отчете и представил исправленную форму СЗВ-М. Однако санкции, по мнению ПФР, не применяются лишь в том случае, если корректируются именно ранее представленные сведения на конкретное застрахованное лицо. Если же работодатель представил дополняющую форму на лицо, в отношении которого за отчетный месяц данные не сдавались, то штраф!

На наш взгляд, у страхователя, обнаружившего ошибку до того, как ее обнаружили ревизоры ПФ, отсутствует состав правонарушения в связи с реализацией права на самостоятельное выявление и исправление неполных сведений о застрахованных лицах. Но данную позицию скорее всего придется защищать.

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М?

Данная отчетность не может быть нулевой. В организациях есть хотя бы один работник – директор, поэтому юридическим лицам нужно сдать отчет.

Предпринимателям без работников сдавать СЗВ-М не нужно.

Каким способом можно сдать форму СЗВ-М?

Отчетность представляется на бумажном носителе или электронном виде. Сдавать сведения нужно в территориальный орган ПФР по месту регистрации.

Если среднесписочная численность застрахованных физических лиц, на которых подаются сведения в ПФР, составляет 25 и более человек, то СЗВ-М нужно сдавать только в электронном виде по ТКС (по Интернету).

При подаче документов в электронном виде необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) подписанта. Вы можете приобрести ЭЦП в Удостоверяющем Центре ЦБУ и использовать ее в течение одного года для сдачи отчетности в Налоговые органы, Пенсионный фонд (ПФР), Фонд Социального Страхования (ФСС) и т.д.

В какие сроки нужно сдавать ежемесячный отчет?

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Если срок сдачи отчета выпадает на выходной день, то сведения по форме СЗВ-М нужно представить в ближайший рабочий день.

Например, за ноябрь 2018 года форму СЗВ-М нужно сдать 15.12.2018 года. Но это суббота. Поэтому последний день подачи отчета за ноябрь переносится на понедельник – 17 декабря 2018 года.