Налог на доходы физических лиц для работодателей
Обязанность платить налог на доходы физических лиц (НДФЛ) возлагается на работника – физлицо. Он должен это сделать за счет своих средств.
А работодатель, в качестве налогового агента, просто обеспечивает выполнение этой обязанности.
Таким образом, при выплате зарплаты работодатель (налоговый агент) должен удержать налог.
Налоговые агенты обязаны:
- Исчислить, удержать, и перечислить в бюджет НДФЛ с выплат физлицам;
- Сдать в налоговую отчетность.
Исключение составляют выплаты физлицам по договорам купли-продажи и договорам, заключенным с ИП.
Если физическое лицо, сдающее помещение в аренду, не является предпринимателем, то при арендной плате компания обязана исчислять и удерживать НДФЛ.
Исчисление
Исчислять НДФЛ нужно по каждому физлицу, отдельно по каждой ставке. Для расчета налога необходимо:
- Установить, облагается ли выплата налогом.
- Правильно выбрать ставку налога. Чаще всего используется основная ставка - 13%.
- Рассчитать налоговую базу с учетом налоговых вычетов.
- Исчислить НДФЛ – умножить налоговую базу на ставку.
Рассчитывается налог на доходы в полных рублях.
Удержание
Налог с зарплаты, аванса и отпускных нужно удерживать в день их выплаты работнику. При этом удерживать НДФЛ необходимо при каждой выплате дохода.
Исключение:
- командировочные - налог удерживается в последний день месяца, в котором утвержден отчет по командировке;
- подарки - налог нужно удержать из ближайшей денежной выплаты и др.
Когда НДФЛ не удержан
Если до конца года компания не смогла удержать НДФЛ, то не позднее 25 февраля следующего года нужно сообщить об этом в налоговую и физлицу.
Сообщение оформляется в виде справки о доходах, которая находится в приложении № 1 к расчету по форме 6-НДФЛ.
При заполнении справки о доходах в разделе 4 отражается сумма дохода, с которого работодателем не удержан налог, и сумма неудержанного налога.
Именно эта справка направляется до 25 февраля следующего года:
- налогоплательщику (любым способом)
- в налоговую инспекцию в составе формы 6-НДФЛ.
Перечисление
Перечислить сумму налога в бюджет, исчисленного и удержанного у работников, нужно через единый налоговый платеж не позднее:
- 28-го числа текущего месяца – за период с 1-го по 22-е число текущего месяца;
- 5-го числа следующего месяца – за период с 23-го по последнее число текущего месяца;
- Последнего рабочего дня года – за период с 23 декабря по 31 декабря.
Сроки уплаты НДФЛ помесячно:
| Период, за который исчислен и удержан налог | Срок перечисления налога* |
|---|---|
| 01.01 - 22.01 | 28.01 |
| 23.01 - 31.01 | 05.02 |
| 01.02 - 22.02 | 28.02 |
| 23.02 - 29.02 | 05.03 |
| 01.03 - 22.03 | 28.03 |
| 23.03 - 31.03 | 05.04 |
| 01.04 - 22.04 | 28.04 |
| 23.04 - 30.04 | 05.05 |
| 01.05 - 22.05 | 28.05 |
| 23.05 - 31.05 | 05.06 |
| 01.06 - 22.06 | 28.06 |
| 23.06 - 30.06 | 05.07 |
| 01.07 - 22.07 | 28.07 |
| 23.07 - 31.07 | 05.08 |
| 01.08 - 22.08 | 28.08 |
| 23.08 - 31.08 | 05.09 |
| 01.09 - 22.09 | 28.09 |
| 23.09 - 30.09 | 05.10 |
| 01.10 - 22.10 | 28.10 |
| 23.10 - 31.10 | 05.11 |
| 01.11 - 22.11 | 28.11 |
| 23.11 - 30.11 | 05.12 |
| 01.12 - 22.12 | 28.12 |
| 23.12 - 31.12 | 31.12 |
* - Если срок перечисления налога выпадает на выходной день, то он переносится на следующий за ним рабочий день.
Например, за март аванс выплачивается 20 марта, зарплата – 31 марта. Срок перечисления НДФЛ с аванса – 28 марта, с зарплаты – 05 апреля.
Перечисляется налог работодателем по месту учета в налоговом органе, а также по месту нахождения каждого обособленного подразделения.
Платить нужно посредством ЕНП.
За несвоевременное перечисление НДФЛ налоговый агент может быть оштрафован.
Отчетность налогового агента
Работодатели должны ежеквартально сдавать в налоговый орган расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ.
При сдаче годового расчета нужно дополнительно заполнить приложение 1 к форме 6-НДФЛ - справки о доходах и суммах налога по каждому физлицу, которому налоговый агент выплачивал доходы.
| Отчетный период | Сроки сдачи формы 6-НДФЛ* |
|---|---|
| Первый квартал | 25 апреля |
| Полугодие | 25 июля |
| Девять месяцев | 25 октября |
| Год | 25 февраля следующего года |
* - Если дата подачи выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то отчет нужно сдать не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня.
Бланк формы 6-НДФЛ чиновники довольно часто меняют. Но неизменным остается правило – отчет подается по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который подается документ.
| Налоговый период | Бланк формы |
|---|---|
| С 1 января 2024 года по настоящее время | Форма 6-НДФЛ |
| С 1 января 2023 года по 31 декабря 2023 года | Форма 6-НДФЛ |
| С 1 октября 2021 года по 31 декабря 2022 года | Форма 6-НДФЛ |
| С 1 января 2021 года по 30 сентября 2021 года | Форма 6-НДФЛ |
Куда и как сдать
Налоговый агент должен представить расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета.
Информация о том, в какую инспекцию нужно подавать отчетность, а также какой код места представления необходимо указывать в форме 6‑НДФЛ, приведена в таблице.
| Налоговый агент | Куда подается отчет | Код места учета |
|---|---|---|
| За сотрудников головного офиса компании | По месту нахождения компании | 214 |
| За сотрудников обособленного подразделения компании | По месту учета обособленного подразделения | 220 |
| Для КФХ | По месту жительства члена (главы) КФХ | 124 |
| За сотрудников ИП (кроме ПСН) | По месту жительства предпринимателя | 120 |
| За сотрудников ИП на ПСН | По месту ведения деятельности | 320 |
| Для адвокатов | По месту жительства адвоката | 121 |
| Для нотариусов | По месту жительства нотариуса | 122 |
Сдать расчет можно:
- В электронном виде – если доход выплачивался более чем 10 физлицам;
- На бумаге или в электронном виде – если доход получили до 10 человек.
