Командировка и суточные
Командировка – это поездка работника по инициативе работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
При направлении работника в командировку работодатель обязан:
- сохранить за работником место и должность;
- выплатить работнику средний заработок;
- возместить расходы, связанные с командировкой.
Командировки бывают как однодневные, так и длительные. Максимальный срок командировки не ограничен.
Однодневная командировка – это служебная поездка работника в местность, откуда он может вернуться в тот же день домой.
Порядок оформления командировки
Оформление однодневной и многодневной командировки одинаковый.
- Сначала готовится приказ о направлении работника в командировку. Можно оформить командировочное удостоверение, но это не обязательно.
- Перед отъездом работнику выдается аванс на командировочные расходы.
- После возвращения из командировки работником в течение 3 рабочих дней представляется авансовый отчет.
Как оплачивается командировка?
Работодатель должен возместить работнику затраты, связанные с командировкой:
- расходы на проезд;
- расходы на жилье;
- суточные;
- иные расходы, произведенные с разрешения работодателя;
- при загранкомандировке расходы на оформление загранпаспорта, визы, страховки и т.д.
Размер суточных
Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные и дни в пути. Подтверждать документами факт траты работником суточных не надо.
Размер суточных устанавливается работодателем. При этом минимальный и максимальный размер законом не ограничен, но имеются нормативы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:
- командировки по России – 700 руб.,
- командировки за пределами страны – 2 500 руб.
Если выплатить суточные сверх установленного предела, то сумму превышения нужно обложить НДФЛ и страховыми взносами.
Согласно пункту 11 Положения о командировках, утвержденного Правительством РФ от 13.10.2008 № 749, при однодневных командировках суточные не выплачиваются! Однако суточные можно назвать возмещением расходов работника, связанных со служебной командировкой. Тогда в соответствии со статьей 168 ТК ситуация меняется.
Суточные при однодневных командировках
По мнению чиновников, при однодневных командировках суточные не выплачиваются. Но если компания все-таки выплачивает суточные, то эти выплаты являются доходом работника, следовательно, в полном объеме облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
По нашему мнению, суточные при однодневной командировке – это возмещение расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места работы.
Направление работника в командировку происходит по инициативе работодателя и в его интересах, следовательно, компенсация осуществляется в интересах работодателя, а не работника, и не может быть признана доходом (экономической выгодой) последнего. Поэтому данная выплата на основании п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК не должна облагаться налогами и взносами.
Необходимость документального подтверждения этих расходов в локальном акте работодателя может не предусматриваться (определение ВС РФ от 14.07.2016 № 310-КГ16-7619)
Конечно, проще всего не платить сотруднику суточные при однодневных командировках. Это проще, но не лучше. У нас, например, чаще всего сотрудник командируется в Краснодар. При этом он на дорогу тратит до 8 часов, а ему еще нужно служебные поручения выполнить. Нам кажется, что не платить ему суточные – это неправильно. И убеждены, что данная выплата не является экономической выгодой работника.
Поэтому в этой статье мы поделимся своими рекомендациями.
- Разработайте локальный акт - положение о командировках, в котором суточные при однодневных командировках переименуйте в компенсацию расходов.
- В авансовом отчете, расходно-кассовом ордере и т.д. вместо слова «суточные» указывайте слова: компенсация или возмещение
- Будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Тем более, что суды в-основном ее поддерживают.
